Tableau EXCEL permettant de connaître à tout moment quels sont les documents en cous de validité ainsi que les supports d'enregistrements exigés. La structure de ce fichier est :

• Intitulé

• Référence

• D ou E

• Version

• Date de création-modification

Un filtre permet d'obtenir les documents ou les enregistrements et peut également servir de liste de diffusion aux fonctions concernées.

Nota : les normes demandent que les documents et enregistrements soient maîtrisés, or la première étape de cette maîtrise consiste à savoir ce que l'entité possède.